MATHEUS SONNY (12095610)

Toko Buku Keliling “Migran”

Anda ditugaskan untuk melaksanakan audit pada toko buku keliling “Migran”. Toko buku ini telah menjalankan usahanya selama 5 tahun dengan menggunakan moko (mobil toko) sebagai sarana penjualan. Selain menjual buku, Migran juga menyediakan jasa pelayanan pemesanan buku.

Armada toko buku tersebut terdiri dari 50 buah mobil yang tersebar ke lima wilayah kota Jakarta, yaitu Jakarta Timur, Jakarta Pusat, Jakarta Selatan, Jakarta Utara dan Jakarta Barat. Setiap armada terdiri dari empat orang karyawan, yaitu pengemudi, kasir, administrasi toko dan pelayan toko. Migran memiliki kantor pusat di daerah Slipi Jakarta Barat.

Sistem penjualan dan administrasi pada toko buku tersebut sudah terkomputerisasi. Setiap armada membawa sebuah komputer yang memiliki koneksi internet, sehingga proses billing dapat dilakukan secara online.

Aplikasi yang digunakan oleh toko buku tersebut merupakan aplikasi yang dibuat oleh bagian IT (in house development). Aplikasi tersebut merupakan aplikasi yang terintegrasi, terdiri dari modul Inventory, modul Purchasing, Modul Cashier, Modul Accounting dan Modul Pemesanan. Setiap modul memiliki menu sesuai dengan tingkatan fungsi penggunaan modul tersebut.

Wawancara telah dilakukan kepada Dita (Kepala Gudang), Danu (Manajer Keuangan), Kris (Administrasi Toko), Heri (Kasir), dan Bernard (Kepala IT). Berikut ini hasil wawancara dengan mereka:
1. Dita (Kepala Gudang)
Kegiatan operasional perusahaan dimulai pada pukul 08.00 pagi. Kegiatan tersebut dimulai ketika pelayan toko menambah/mengurangi buku kepada bagian gudang. Aktivitas keluar dan masuk buku di gudang dicatat kedalam modul Inventory. Apabila stok buku di gudang hampir habis maka modul Inventory akan memberikan warning kepada modul Purchasing untuk melakukan pemesanan kembali item barang tersebut.

Aplikasi inventory ini juga secara otomatis mencatat jumlah dan jenis buku yang terdapat pada setiap armada, sehingga tidak perlu melakukan input secara manual.
Setiap bulannya diadakan penghitungan stock yang dilakukan oleh bagian gudang. Apabila ada perbedaan jumlah barang (salah catat, buku hilang, dll), dilakukan adjustment pada aplikasi. Adjustment jumlah barang pada aplikasi hanya dapat dilakukan oleh supervisor gudang.Supervisor gudang membuat laporan adjustment barang yang dilaporkan setiap bulannya kepada kepala gudang
2. Danu (Manajer Keuangan)
Modul akuntansi secara otomatis mencatat transaksi penjualan buku dari modul kasir. Transaksi tersebut tercatat dalam bentuk jurnal akuntansi yang pada akhir harinya diverifikasi untuk diposting ke buku besar.
Jurnal pembelian barang juga dicatat secara otomatis dari modul purchasing. Pembelian/Pengadaan barang dengan jumlah harga tertentu harus melalui otorisasi kepala keuangan melalui modul pembelian.
Menurut staff akuntansi dan keuangan, penggunaan aplikasi sangat membantu kerja mereka. Dengan aplikasi tersebut penggunaan kertas menjadi berkurang dan tidak membutuhkan waktu yang lama untuk mempersiapkan laporan keuangan.
3. Kris (Administrasi Toko)
Selain menjual buku, toko buku keliling juga menyediakan pelayanan pemesanan buku. Pelanggan dapat memesan buku yang diinginkan apabila buku tersebut tidak tersedia dalam armada.
Untuk melakukan pemesanan, pelanggan wajib memiliki kartu anggota terlebih dahulu. Pendaftaran dilakukan dengan mengisikan formulir permohonan menjadi anggota yang terdiri dari data diri pelanggan beserta fotokopi KTP dan uang pendaftaran.
Pemesanan buku dilakukan dengan menunjukkan kartu anggota dan mengisi formulir yang telah disediakan untuk selanjutnya dimasukkan kedalam modul pemesanan oleh administrasi toko.
Pesanan buku tersebut secara otomatis ter-update dan terdaftar pada laporan pemesanan buku. Bagian pemesanan buku di kantor pusat membuat daftar pesanan harian untuk kemudian memeriksa ketersediaan buku-buku tersebut kepada supplier. Jika supplier memiliki persediaan buku yang diinginkan, maka bagian pemesanan akan menghubungi bagian pengadaan untuk menerbitkan surat pemesanan buku (purchase order),kemudian menghubungi pelanggan untuk menginformasikan ketersediaan buku. Sedangkan apabila supplier tidak memiliki buku yang diinginkan, maka bagian pemesanan akan segera menginformasikan kepada pelanggan dan menawarkan untuk mengubah pesanannya.
4. Hery (Kasir)
Bagian kasir bertugas dalam menerima pembayaran dari penjualan buku. Proses penerimaan pembayaran tersebut menggunakan modul Billing yang secara online terkoneksi ke kantor pusat. Setiap buku memiliki barcode sehingga tidak perlu dilakukan input manual untuk setiap penjualan item barang.
Untuk mengakses aplikasi, setiap kasir memiliki password dan username yang berbeda-beda yang diketahui oleh anggota armada lainnya. Hal tersebut berguna untuk menggantikan fungsi kasir apabila kasir tidak masuk.
Setelah armada kembali kekantor pusat, uang yang diterima dari hasil penjualan buku diserahkan kepada supervisor wilayah yang kemudian dilakukan verifikasi dengan data yang telah tercatat dalam aplikasi. Supervisor wilayah memasukkan data yang telah diverifikasi agar data tersebut dapat segera digunakan oleh.
Setiap harinya armada mempersiapkan laporan mutasi buku dan penerimaan uang yang akan diserahkan kepada bagian keuangan di kantor pusat.
5. Bernard (Kepala IT)
Proses bisnis perusahaan sebagian besar sudah ditangani oleh aplikasi. Aplikasi hanya dapat diakses dengan menggunakan user akses dan password yang telah terdaftar pada aplikasi. Untuk mendaftarkan user hanya dapat dilakukan oleh orang yang memiliki akses menu ADMIN. Setiap user memiliki batasan akses terhadap modul dan menu yang berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan penggunaan aplikasi. Berikut ini penjelasan pemisahan tugas user berdasarkan tingkatan menu:
• OP = akses dalam entri data
• SPV= akses dalam verifikasi data, pencetakan laporan dan melakukan perbaikan akibat kesalahan input data
• MGT= memiliki akses pencetakan laporan
• ADMIN = Akses kesemua menu aplikasi berikut penambahan user.

ANALISA
Penginputan data nya sering failed jadi sering ada nya perbedaan jumlah barang antara menulis manual dan penginputan dalam komputer (salah catat atau buku hilang)

SARAN
Supaya karyawan bisa lebih teliti lagi dalam menginput data agar tidak terjadi kesalahan.



sumber: xa.yimg.com/kq/groups/24927445/.../name/ANALISA+KASUS...